Managementsysteme

Auditierung, Implementierung und Weiterentwicklung von zertifizierten Managementsystemen

Q-Methoden

Auswahl, Anwendung und Qualifizierung für Q-Methoden

Qualifizierung

Klassische und digitale Schulungskonzepte zugeschnitten auf unsere Kunden

ISO 9001 - Tier (Ebene) 1 Zulieferer

 

Ausgangssituation:

Unser Kunde hatte im Rahmen der ISO 9001 Zertifizierung auf ein Managementsystem aus verschiedensten Dokumentvorlagen gesetzt. Ein rasantes Wachstum führte dazu, dass das Managementsystem und die reale Unternehmensstruktur, mit ihren Prozessen, sich immer stärker voneinander unterschieden. Die Folge war, dass im Rezertifizierungsaudit einige Abweichungen festgestellt wurden.

 

Nach der Engagierung der DECURA, haben wir uns zunächst mit einem eigenen GAP-Audit einen Überblick über die Risiken und Problematiken beim Kunden verschafft. Als Kernursache konnten wir das Verständnis des Kunden für sein QM-System identifizieren. Es gab eine spezifische QM-Dokumentation, die sich von den operativen Berichten und Dokumenten unterschied. Es wurde also ein Parallelstruktur für das QM aufgebaut.

Lösung:

Über Beratungstermine und Schulungen von Mitarbeitern und Führungskräften konnte das Bewusstsein für QM im Unternehmen maßgeblich gesteigert werden. Anschließend wurden mit den jeweils zuständigen Ansprechpartnern im Unternehmen Maßnahmen bestimmt, die die Lücken bei der Normkonformität schließen konnten. Der Kunde wurde qualifiziert, die verschiedenen Maßnahamen selbst umsetzen, um das Unternehmen und die Mitarbeiter zu befähigen. Die Wirksamkeit wurde in einem Abschlussaudit durch die DECURA geprüft, wodurch gleichzeitig die Bereitschaft für das Nachaudit bestätigt werden konnte.

Es gelang uns, den Kunden innerhalb von knapp 2 Monaten für das Nachaudit zu befähigen. Das zweite Audit konnte ohne weitere Abweichung abgeschlossen werden. Der Kunde ist auch nach Ende des Beratungsprojektes in der Lage die Zertifizierung aufrecht zu erhalten und das Managementsystem selbständig weiter zu verbessern. Es konnte nachhaltig Dokumentationsaufwand und Auditvorbereitungszeit verringert werden, die Freisetzung dieser gebundenen Mitarbeiterkapazität erlaubt es den Fokus in Zukunft auf wichtigere Themen zu lenken.

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IATF 16949

 

Ausgangssituation:

Unser Kunde musste aufgrund einer gesetzlichen Änderung in China binnen vier Monaten die Zertifizierung einer seiner Produktionslinien nach IATF 16949 nachweisen. Das Werk war zu diesem Zeitpunkt ausschließlich nach ISO 9001 zertifiziert.

Die Marktzulassung für eine komplette Produktkategorie war in Gefahr.

 

Lösung:

Zunächst haben wir das Topmanagement über die Anforderungen der IATF 16949 informiert.

Ein internes Audit als Basis für eine GAP-Analyse wurde durchgeführt, um gemeinsam mit den Führungskräften einen Projektplan mit klaren Meilensteinen und Eskalationsmechanismen zu verabschieden.

 

Die betroffene Produktionslinie wurde gezielt auf eine Konformitätsbewertung nach IATF 16949 vorbereitet. Um die Marktzulassung des Produktes nicht zu gefährden, haben wir schnelle und pragmatische Lösungen erarbeitet, die in den laufenden Betrieb implementiert werden konnten.

 

Nach dem Erreichen des Konformitätsnachweises wurde langfristig ein robustes QM-System aufgebaut, welches im Gegensatz zum ersten Schritt intensiv durch die Mitarbeiter gestaltet wurde.

Hierzu zählte die Qualifizierung der Mitarbeiter, damit diese die Anforderungen verstehen und entsprechend den Gegebenheiten vor Ort umsetzen können.

Die Umsetzung fand parallel zu regelmäßigen internen Audits statt, um frühzeitig Schwachstellen zu identifizieren und notwendige Managemententscheidungen herbeizuführen.

Das Ergebnis war die erfolgreiche Zertifizierung nach IATF 16949 des kompletten Standorts. Bei der Erstzertifizierung konnten nur zwei Nebenabweichungen festgestellt werden, die bereits in der Woche nach dem Audit abgeschlossen werden konnten.

 

Zwei Jahre nach der Zertifizierung bestätigten 90% der Führungskräfte des Werkes, dass das QM-System einen der entscheidendsten Faktoren für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens darstellt.

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ISO 17025

Ausgangssituation:

Ein Prüflabor für vorwiegend thermische Tests trat mit dem Wunsch der zeitnahen Akkreditierung nach ISO 17025 an die DECURA heran. Aufgrund der zu diesem Zeitpunkt herrschenden Einschränkungen durch die Corona-Situation war eine Zusammenarbeit vor Ort nicht möglich.

Lösung:

Um eine robuste Kommunikationsstruktur sowie eine bestmögliche Zertifizierungsvorbereitung zu ermöglichen, wurde seitens der DECURA die Empfehlung ausgesprochen, zwei von uns seit Jahren genutzte und etablierte Kollaborationstools zu verwenden. Die schnelle Integration in die Microsoft TEAMS-Umgebung des Kunden ermöglichte eine einfache, aber intelligente Kommunikation.

Danach wurde unter Zuhilfenahme der Reifegradsoftware quiub® Rahmenbedingungen geschaffen, um die Akkreditierungsvorbereitung vollständig digital durchzuführen.

Die Berater der DECURA unterstützen den Kunden in vollem Umfang bei der Vorbereitung für das Akkreditierungsaudit durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS), der quiub diente dabei als Wissensspeicher und Projektmanagement-Tool, sodass die komplexen Prozesse des Prüflabors adäquat abgebildet und umgesetzt werden können.

Das Tool bleibt auch nach Projektende im Einsatz, um die fortlaufende Funktionsfähigkeit des Managementsystems nachzuweisen.

Zu den Beratungsleistungen zählen u.a. die Ausarbeitung von Prozessen und Abläufen, die Erstellung von Arbeits- und Verfahrensanweisungen sowie Review und Überarbeitung der vorhandenen Dokumente unter Berücksichtigung der Akkreditierungssicherheit.

 

ISO 50001

In Kürze finden Sie hier weitere Informationen!

 

ISO 45001 - Tier 1 Zulieferer

Ausgangssituation:

Der Kunde hatte, zur Aufrechterhaltung seines Lieferantenstatus, kurzfristig eine Zertifizierung nach ISO 45001 nachzuweisen.

Lösung:

 

Zu Beginn wurde ein Projektplan mit wesentlichen Meilensteinen erstellt.

Dieser diente als Kommunikationsunterlage zum OEM, um eine Abstufung des Lieferantenstatus zu verhindern.

Ein Audit diente als Grundlage für die Durchführung eine GAP-Analyse. Auf dieser Grundlage wurden die Verantwortlichen für das neue Thema die Neuerungen im integrierten Managementsystem festgelegt. Die primäre Zielsetzung war das Thema Managementsystem für Arbeitssicherheit nicht nur als zusätzliche Aufgabe für die QM-Abteilung zu beschreiben.

Die Personalabteilung wurde als gesamtverantwortlich für das Thema benannt und die QM-Abteilung unterstützte ausschließlich mit Ihrem Know-How für Managementsysteme und Prozessmanagement.

Gemeinsam mit den Beteiligten wurden die Anforderungen der ISO 45001 konsequent in die bestehenden Prozesse, wie z.B. Beschaffung, Personalentwicklung und Management integriert.

 

Die Beauftragten für den Bereich Arbeitssicherheit wurden dabei immer mit einbezogen, um eine parallele Organisation zu verhindern.

 

Nach der Beschreibung im Managementsystem fand initial die Qualifizierung aller Mitarbeiter durch Schulungen und Workshops statt. Hierzu wurde ein rollen- und ebenengerechtes Qualifizierungskonzept umgesetzt.

 

Die Zertifizierung konnte erfolgreich im Zeitplan abgeschlossen und das Thema Arbeitssicherheit als eine klare Führungsaufgabe implementiert werden.

 

ISO 14001

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PMM - Prüfmittelmanagement

 

Ausgangssituation:

Unser international tätiger Kunde hat das System zur Verwaltung von Prüfmitteln aus Gründen der Vereinheitlichung gewechselt, um den normativen Forderungen der ISO 9001 sowie z.T. der IATF 16949 nachzukommen. Aufgrund der hohen Zahl an Mitarbeitern und der Komplexität des Gesamtprozesses musste ein zielführendes Schulungskonzept, welches sämtliche Rollen und Gremien des Gesamtprozesses berücksichtigt, erarbeitet werden.

Lösung:

Um die interne Expertise und einen maximalen Qualifizierungsnutzen für die Mitarbeiter sicherzustellen, wurde von Beginn an mit Entscheidungsträgern und den Softwareentwicklern zusammengearbeitet. Aufgrund einer zeitlich eng gestaffelten Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Kunden, musste auch das Schulungskonzept kontinuierlich angepasst und überarbeitet werden.

Durch eine bis heute andauernde enge Kooperation wurde ein Schulungsportfolio entwickelt und implementiert, das die Qualifizierung der Mitarbeiter erfolgreich sichern konnte.

 

Als externe Berater sind wir für die Mitarbeiter eine wichtige Anlaufstelle und können eine permanent normkonforme Umsetzung in den verschiedenen internationalen Standorten des Kunden sicherstellen.

IFS / IFS Broker

 

Ausgangssituation:

Eine Rohwarenhandels-Einheit eines weltbekannten Babynahrungsherstellers fragte die Beteiligung der DECURA an der Erweiterung eines bestehenden Managementsystems nach GMP+ zu einem System, das nach IFS-Kriterien zertifiziert werden kann an. Das Projekt startete vor den Corona-Einschränkungen und konnte ohne Zeitverlust in die Lockdown-Phase überführt werden.

Lösung:

Das bestehende Managementsystem nach GMP+ wurde analysiert, um bereits vorhandene Regelungsbausteine für die Erweiterung nutzen zu können. Die Anwendung eines gemeinsam genutzten SharePoint-Raums, ermöglichte einen reibungslosen Dokumentenaustausch. Im Rahmen einer GAP-Analyse konnten alle wesentlichen Aspekte, die für eine Zertifizierung nach IFS Broker erforderlich sind, gemeinsam mit dem Kunden in wenigen Workshops erarbeitet werden.

 

Die im SharePoint vorhandenen Dokumente wurden dann im Rahmen einer Erstbefüllung des Reifegradmanagement- Systems quiub® mit den Anforderungen des IFS Broker zusammengeführt und zu Wissens- und Nachweisbausteinen aggregiert.

Durch den Corona-Lockdown konnte die weitere Finalisierung aller Anforderungen ausschließlich mit digitalem Kontakt abgeschlossen werden. Das Managementreview und das Auditwesen wurden dann in das Konzern-System migriert.

Zu den Leistungen der DECURA zählten u.a. die Zustandsanalyse des bestehenden Managementsystems, eine darauf aufbauende GAP-Analyse sowie die Erstbefüllung des Reifegradmanagement-Systems auf Basis einer geteilten Dokumentenplattform und die Unterstützung bei der Verortung von Systemen in der Konzern-Struktur.

DSGVO - Datenschutzgrundverordnung

 

Ausgangssituation:

Im Rahmen des Inkrafttretens der DSGVO mussten unsere Kunden die Anforderungen an den Schutz der personenbezogenen Daten erfüllen. Das Fehlen von best practice und richterlichen Entscheidungen zur Auslegung des Gesetzes sowie das hohe Risiko aufgrund der potenziellen Sanktionen durch Datenschutzbehörden, sorgten für eine große Unsicherheit bei unseren Kunden.

Lösung:

Zunächst mussten wir uns in einem Audit einen Überblick zur aktuellen Situation beim Kunden verschaffen. Anschließend konnten konkrete Maßnahmen geplant werden, deren Umsetzung zu einer Verbesserung des Datenschutzes beitragen konnte. Im ersten Schritt wurde zusammen mit dem Kunden ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellt. Dies sollte die Grundlage für das Datenschutzmanagementsystem bilden. Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeiter des Kunden in einer kurzen Schulungssequenz über die Grundprinzipien und Anforderungen des Datenschutzes informiert. Die Schaffung des Bewusstseins bei den Mitarbeitern stellt die Einhaltung der DSGVO im täglichen operativen Geschäft sicher.

Unsere Kunden verfügen nun über ein pragmatisches System, das die Anforderung der DSGVO abdeckt. Wichtig ist hier auch immer eine gewisse Flexibilität, da Gerichtsurteile, Best practises und Vorgaben der Datenschutzbehörden die Anforderungen an ein Datenschutzmanagementsystem zunehmend verändern (beziehungsweise in einigen Fällen einfach nur genauer spezifizieren).

 

Wir sind nach wie vor als DSB bei unseren Kunden benannt und eingebunden, daher können wir sie stetig über Neuigkeiten über Datenschutz informieren.

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