Aktuelle Schulungskonzepte für Auditoren
Die gängigen Schulungskonzepte für Auditoren folgen einem einfachen Schema:
Grundlage ist eine allgemeine QM-Ausbildung (z.B. QM-Beauftragter) die dann um ein Auditmodul ergänzt wird, in dem im Wesentlichen Softskills vermittelt werden.
In einigen Branchen werden noch Sonderthemen, wie Prozessaudit oder Q-Methoden, ergänzt.
Dies hat zum Teil fast schon absurde Auswirkungen.
So werden für Auditoren in der Automobilbranche in der IATF 16949 explizit Kenntnisse zu "Automotive Core Tools" gefordert. Dies führt dazu, dass die Auditoren diese Trainings zahlreich besuchen. Jedoch diejenigen, die diese Tools anwenden sollen, wie Prozessplaner, Lieferantenmanager und Entwickler, tun dies fast nie.
Es wird viel Aufwand für die Ausbildung von Auditoren betrieben. Die Wirksamkeit ist aber zumindest fraglich.
Die von der "International Automotive Task Force" veröffentlichten Ergebnisse der Zertifizierungsaudits zeigen seit Jahren immer wieder Abweichungen bei internen Audits. Das muss nicht nur auf die Kompetenz von Auditoren zurückgeführt werden,- sollte aber zumindest bezüglich dieser nachdenklich machen.
Die Verantwortlichen für die Kompetenz der Auditoren sind mit einer Vielzahl von Regelungen und Halbwissen in der Organisation konfrontiert.
Muss ein Auditor ein Personenzertifikat haben? Gibt es eine festgelegte Anzahl
an Ausbildungstagen und Pflichtthemen?
Wer darf Auditoren ausbilden?
Muss es eine Prüfung geben und wenn ja, wer darf sie abnehmen?
Die Antworten auf diese Fragen bei den eigenen Auditoren zu suchen, kann funktionieren… muss es aber nicht. Wenn sie schlecht ausgebildet wurden, werden Sie keine zuverlässige Antwort bekommen. Wenn die Auditprinzipien nicht von den AuditorInnen verinnerlicht sind, werden sie sich das nicht eingestehen, ein klassisches Henne-Ei-Problem.
Es ergibt also Sinn, sich dem Thema Qualifikation und Kompetenz von Auditoren umfangreich und objektiv zu widmen.
Ein Zugang wäre bei den gängigen Bildungsdienstleistern nach Informationen zu suchen. Hier findet man z.B. den Leitfaden für Personenzertifizierung. Das Problem an diesem ist, wie man auf der ersten Seite bereits sehen kann, dass die Bildungseinrichtungen, die mit der Objektivität ihres Abschlusses werben, die Regeln dazu selbst verfasst haben. Ein gewisses Eigeninteresse darf hier wohl unterstellt werden. Dies sollte zumindest kritisch hinterfragt werden.
Eine normative Forderung nach diesem Ausbildungskonzept gibt es jedoch nicht. Deshalb sollte der Start der Betrachtung die ISO 19011:2018 sein.
Grundlage für neue Konzepte
Die ISO 19011 ist der Leitfaden für die Auditierung von Managementsystemen. Auf diese Norm verweisen alle Managementsysteme in Kapitel 9.2 (Audit), welche damit eine allgemeingültige Grundlage bildet.
Hier wird nicht nur ein moderner, risikobasierter Ansatz für Audits beschrieben. Darüber hinaus werden auch die Anforderungen an Ausbildung, Weiterbildung, persönliche Eignung und Kompetenz von Auditoren beschrieben.
„Das Vertrauen in den Auditprozess sowie in die Fähigkeit, dessen Ziele zu erreichen, hängt von der Kompetenz derjenigen Personen ab, die in die Durchführung der Audits einbezogen sind, einschließlich der Auditoren und Auditteamleiter.“ [1]
In Kapitel 7.2.1 werden Faktoren benannt, die in die Entscheidung, was die nötige Kompetenz für einen Auditor ist, einfließen müssen. Die erste wichtige Erkenntnis ist:
Es gibt keine einheitliche Antwort für alle Arten von Organisationen und Managementsystemen.
Die klassische Einteilung in Systemauditor, Prozessauditor sowie Produktauditor ist ein erster Zugang, der aber oft nicht ausreicht. Die Anforderungen an die Kompetenz von Auditoren, kann sogar innerhalb eines Unternehmens von Bereich zu Bereich variieren. So müssen z.B. die Auditoren die Entwicklungsabteilungen auditieren, andere Kompetenzen erfüllen als Auditoren, die für Produktionsprozessaudits zuständig sind.
Wie Audits die Weiterentwicklung des Managementsystems unterstützen sollen, ist eine strategische Entscheidung – deshalb ist es Führungsaufgabe, die Anforderungen an die Kompetenz von Auditoren festzulegen.
Zum Erreichen der Auditoren-Kompetenz werden in der ISO 19011 vier Elemente empfohlen:[2]
- Erfahrung in einer relevanten, fachlichen, leitenden oder beruflichen Position (Das ist nicht allein durch „ist schon ewig im Unternehmen“ erfüllt.)
- Schulungsprogramm für das Managementsystem
- Schulungsprogramm für Anforderungen und Fertigkeiten für Auditoren
- Auditerfahrung
Die Auswahl der zukünftigen Auditoren soll hier nicht weitergehend betrachtet werden.
Es soll die allgemeine Erkenntnis genügen, dass weder Alter noch Berufserfahrung ein Garant für einen guten Auditor sind.
Neben der gezielten Auswahl von Auditoren, kann und muss auch im Rahmen der Qualifizierung, die persönliche Eignung der Auditoren weiterentwickelt werden.
Die Kriterien hierzu sind in Kapitel 7.2.2. Persönliches Verhalten in der ISO 19011 benannt. Diese sollten im Rahmen eines Qualifizierungskonzeptes in einem Modul mit Workshop-Charakter berücksichtigt werden, bei dem jeder Auditor ein berufliches Selbstverständnis entwickelt, welches mit seinen Aufgaben in der Organisation zusammenpasst.
Damit ein solcher Workshop jedoch erfolgreich sein kann, müssen die beteiligten, zukünftigen Auditoren bereits vor diesem Modul ausreichend Fachwissen besitzen.
Das benötigte Wissen muss in der nötigen Tiefe vorab aufgebaut werden.
Ebenso müssen all diese Kriterien zum "Persönlichen Verhalten" gezielt in das Coaching aller Auditoren einbezogen werden. Gute Auditoren fordern Feedback zu diesen Kriterien - sowohl von ihren Vorgesetzten als auch von den auditierten Bereichen.
Das Ziel eines Audits ist es, Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen zu erhalten, die die Führungskräfte der Organisation dabei unterstützen, ihr Managementsystem gemeinsam mit den Spezialisten weiterzuentwickeln.
Die ISO 19011 fordert hierzu vom Auditor:
Um Auditfeststellungen zu bestimmen, sollten die Auditnachweise anhand der Auditkriterien bewertet werden.[3]
Das bedeutet, dass wir Auditoren dazu befähigen müssen:
- Auditnachweise zu sammeln,
- Auditkriterien so zu kennen und zu verstehen, dass eine objektive Bewertung durchgeführt werden kann
- die Ergebnisse entsprechend zu dokumentieren und zu kommunizieren.
Ausbildungskonzept
Gemeinsam, mit den bereits beschriebenen Anforderungen an die persönliche Eignung, könnte daher ein Gesamtkonzept wie folgt aussehen:
Ein modularer Aufbau ermöglicht das Zusammenspiel aus Wissensvermittlung, Selbststudium und Erfahrungsaufbau.
Modul 1 - Auditkriterien kennen und verstehen (1-4 Tage)
Die Inhalte dieses Moduls werden in Abschnitt 7.2.3.2 b)-d) der ISO 19011 beschrieben. Im Wesentlichen sind diese:
- Detailwissen zu den relevanten Normen,
- Methoden,
- gesetzliche und behördliche Anforderungen,
- organisationseigene Anforderungen.
Die klassischen QM-Ausbildungen, wie die zum QM-Beauftragten und Ähnliches haben leider, obwohl diese mitunter bis zu zwei Wochen dauern, nicht die ausreichende Tiefe für Auditoren.
Man kann dieses Wissen jedoch initial in 1-3 Tagen Schulung aufbauen und es im Anschluss im Selbststudium sowie bei der Anwendung vertiefen. Die Ausbildungsdauer kann branchenspezifisch länger sein.
Auditoren sollen bei der Entwicklung der unternehmenseigenen Interpretationen der Normen eine beratende Rolle einnehmen. Daher ist es nicht zu empfehlen, nur die unternehmenseigenen Regelwerke auszubilden, sondern stets auch die normative Grundlage (z.B. ISO 9001) und deren übliche Auslegung.
Ergebnis von Modul 1 ist:
Die Auditoren wissen, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und verstehen diese so gut, dass sie diese erklären können.
Modul 2 – Gesamtbild kennen und verstehen (1 Tag)
Inhaltlich könnte man dieses Modul auch mit Modul 1 verbinden; die Trennung ergibt jedoch immer dann Sinn, wenn es für diesen Themenblock bereits eine Führungskräfteschulung in der Organisation gibt. Die gemeinsame Ausbildung von Führungskräften und Auditoren ist sinnvoll und hilft dabei, die gemeinsame Aufgabe zu verstehen.
Ergebnis von Modul 2 ist:
Die Auditoren erkennen, welchen Beitrag sie zum Unternehmenserfolg leisten können.
Modul 3- Selbstverpflichtung (1 Tag)
Auf Grundlage der in Kapitel 4 der ISO 19011 beschriebenen Auditprinzipen soll eine Selbstverpflichtung jedes Auditors erreicht werden. Hierzu kann es sinnvoll sein, eine Politik oder Selbstverpflichtung der Auditoren in einem Workshop mit Führungskräften, Leadauditoren und neuen Auditoren zu erarbeiten, zu reflektieren und anzuwenden.
Ergebnis von Modul 3 ist:
Die Auditoren erkennen, wann sie selbst die Anforderungen an ihre Rolle nicht erfüllen.
Modul 4 - Auditnachweise sammeln, bewerten und kommunizieren (2 Tage + x)
In diesem Modul werden nicht nur Softskills, sondern auch Hardskills aus Kapitel 7.2.3.2 a) geschult. Es bietet sich an, dies auch mit praktischen Übungen oder echten Audits zu verbinden.
Neben dem Planen des Audits und den praktischen Themen der Durchführung muss auch rationale Bewertungskompetenz vermittelt werden, sodass Auditoren in der Lage sind, zu bewerten, was sie nach einem Audit wissen, was sie vermuten und was sie nicht wissen.
Letztendlich muss hier auch das schriftliche und mündliche Kommunizieren der Auditschlussfolgerungen vermittelt werden, damit im Anschluss an das Audit wirksame Veränderungen im Managementsystem stattfinden.
Ergebnis von Modul 4 ist:
Die Auditoren können sich ein objektives Bild von der Situation in einer Organisationseinheit verschaffen und dieses wertschätzend kommunizieren.
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