Prozessmanagement ist Führungsaufgabe
Anforderungen an Prozessmanagement
Alle modernen Managementsysteme fordern Prozessorientierung und Prozessmanagement. Genau genommen starten Normen wie die ISO 9001 oder IATF 16949 sogar unmittelbar mit der Forderung,
den Zweck des Unternehmens zu definieren und
die für die strategische Ausrichtung relevanten Themen und Stakeholder sowie deren Erwartungen zu identifizieren,
um dann die für die Erfüllung der Anforderungen notwendigen Prozesse festzulegen.
Es ist unbestritten die Aufgabe des Top-Managements den Zweck einer Organisation und die strategische Ausrichtung festzulegen.
Prozesse werden somit das Instrument für Führungskräfte, um in der Ablauforganisation zu verankern, wie sie gedenken, Ziele und Zwecke des Unternehmens zu erreichen.
Prozesslandkarte als strategische Überlegung zur Erreichung des Unternehmenszwecks
Vereinfacht kann der Zweck eines jeden Unternehmens als die Erfüllung von Kundenbedürfnissen - bei gleichzeitigem Überleben der Organisation - definiert werden.
Zur Erfüllung dieses Zwecks müssen Ergebnisse erzeugt werden und das Top-Management (oder für die Auditoren unter den Lesern: die Oberste Leitung) legt fest, ob die hierzu notwendigen Tätigkeiten innerhalb oder außerhalb der Organisation realisiert werden sollen.
Dies schafft die Basis dafür, welche Prozesse innerhalb der eigenen Prozesslandkarte betrachtet werden müssen und welche als ausgegliederte Prozesse vom Unternehmen gesteuert und gelenkt werden.
Die Entscheidung, die Buchhaltung durch einen Dienstleister durchführen zu lassen, ist somit auch die Entscheidung den Buchhaltungsprozess nicht in der eigenen Prozesslandkarte aufzunehmen, sondern die Steuerung des Dienstleisters im Rahmen des Beschaffungsprozesses..
Mit den Prozessen in der Prozesslandkarte legt das Top-Management die Umsetzung der Strategie zur Erfüllung des Unternehmenszwecks fest.
Vielleicht sollte man dies nicht an seine QM-Abteilung delegieren.
Der Prozessowner
Normen, wie die IATF 16949, verlangen explizit einen Prozessowner. Dieser ist eine Führungskraft der Organisation, denn Prozessmanagement ist immer Führungsaufgabe. Der Prozessowner wird vom Top-Management für die Ergebnisse seines Prozesses verantwortlich gemacht. Er ist beauftragt, die Ergebnisse zu garantieren und die Bedürfnisse der für ihn relevanten Stakeholder zu erfüllen.
Zweck des Prozesses und Strategie diesen zu erreichen
Die erste wesentliche Aufgabe des Prozessowners besteht darin, festzulegen, was der Zweck seines Prozesses ist. Wird die Prozesslandkarte als strategisches Instrument genutzt, kann der Prozessowner dies unmittelbar aus den Überlegungen des Top-Managements zur Prozesslandkarte entnehmen. Die Nominierung eines Prozessowners sollte daher immer mit einer Einordnung des Prozesses in die Gesamtstrategie des Unternehmens durch die nächsthöhere Führungsebene verbunden werden.
Prozessbeschreibung ist die Dokumentation des Vorgehens zur Erreichung des Zwecks des Prozesses
Auf Basis des Zwecks des Prozesses legt der Prozessowner die generische Vorgehensweise fest. Diese muss mit den Prozessownern abgestimmt werden, die Vorleister, Unterstützer oder Empfänger von Ergebnissen des Prozesses sind. Diese Überlegungen schaffen die Basis für die Prozessbeschreibung. Die Prozessbeschreibung spiegelt den dokumentierten Willen einer Führungskraft wider, wie der ihm anvertraute Beitrag zum Unternehmenserfolg erreicht werden soll.
Die Prozessbeschreibung schafft Transparenz zur nächsthöheren Führungsebene über die Schlüssigkeit des Vorgehens sowie Bewusstsein für die nachfolgenden Führungsebenen über deren Beitrag zum Unternehmenserfolg.
Die Prozessbeschreibung spiegelt den dokumentierten Willen einer Führungskraft wider, wie der ihm anvertraute Beitrag zum Unternehmenserfolg erreicht werden soll
Dieser Gedanke muss bei der Detaillierung der Prozesse beachtet werden. Ein Prozess ist nur so detailliert wie eine Anweisung an die nächste Führungsebene zu detaillieren wäre, - so präzise, dass das erforderliche Ergebnis erreicht wird, aber auch so lösungsoffen, damit Wissen, Kompetenz und Kreativität der nächsten Führungsebene und deren Mitarbeiter genutzt werden können.
Prozessmanagement ist Regelung, nicht Repression.
Nicht in Details verrennen
Nachdem vom Prozessowner Zweck und Strategie festgelegt worden sind, ist der Prozess definiert. Alle weiteren Detailregelungen sind entweder eigene Prozesse, für die eigene Prozessowner in der nächsten Führungsebene festzulegen sind oder es sind individuelle Verfahren und Anweisungen.
In Verfahren und Anweisungen kann - angepasst an die jeweiligen Mitarbeiter - beliebig detailliert beschrieben werden, wie einzelne Aspekte des Prozesses umgesetzt werden sollen.
Der Prozess dokumentiert dabei nur die anzuwendenden Regelungen.
Diese Aufgabenteilung kann ein Erfolgsfaktor sein. Die Experten erhalten das Unternehmenswissen in Verfahren und Anweisungen und die Führungskräfte richten dieses, durch aktives Prozessmanagement, immer wieder auf den Unternehmenszweck aus.
Das ist Führung durch Prozessmanagement.
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