Wer schon einmal mit Prüfmitteln gearbeitet hat, weiß dass es für deren Verwaltung unterschiedliche Softwares gibt. Je nach Branche und Unternehmensgröße gibt es zugeschnittene Versionen und Module, die meisten Softwareentwickler bieten darüber hinaus individuelle Anpassungen nach Kundenwünschen an.
Ziel muss es sein einen angemessenen Nachweis der Qualität und Legalität der Produkte nachweisen zu können.
Prüfmittelsoftware muss der Garant sein, dass unkalibrierte Prüfmittel nicht zum Einsatz kommen können.
Dazu muss sichergestellt sein, dass die Prüfsysteme zu jedem Zeitpunkt die relevanten Leistungskriterien erfüllen.
Dies umfasst z.B. die zyklische Überprüfung/Kalibrierung sowie die Rückführbarkeit auf nationale oder internationale Normale (z.B. SI-Einheiten) und die Einhaltung von Unsicherheitsbudgets.
Daraus ergibt sich ein umfangreicher Katalog an Forderungen die an Prüfmittel gestellt werden, z.B.: Kennzeichnungspflicht der Prüfmittel, statistischer Nachweis der Eignung des Prüfmittels den Anforderungen der Messung zu genügen (Berücksichtigung aller potentiellen Einflüsse auf den Prüfvorgang), Nachweise über die regelmäßige Kalibrierung – im Falle der Haftung muss der Inverkehrbringer von Produkten ein systematisches und dokumentiertes System nachweisen.
Dies kann nur mit angemessener Software sichergestellt werden die jedoch erst ausgewählt werden sollte nachdem das Prüfmittelmanagement in einem Prozess beschrieben wurde.
Damit ein gelebter Prüfmittelprozess etabliert werden kann muss eine Prüfmittel-Software den Anwender unterstützen.
Excel reicht nicht mehr aus.
Die Aufgabe einer guten Prüfmittelsoftware ist es nun, die gesamten normativen, juristischen und dokumentarischen Anforderungen in einer nutzerfreundlichen Oberfläche umzusetzen.
Dazu gehört:
Stammdatenpflege (Standort, Verantwortlichkeiten, eindeutige Identifizierung, etc.)
Planung und Terminierung der zyklischen Kalibrierung (intern & extern)
Historie (Stammdatenänderung, Nutzeraktionen) & Dokumentation (Kalibrierscheine, Fähigkeitsnachweise, etc.) zu den individuellen Prüfmittel-Exemplaren
Zusammenfassung gleicher Prüfmittel in Gruppen/Typen
Systemseitige Eskalations- und Benachrichtigungsstrategie (Mahnwesen, Reservierung, etc…)
Möglichkeit zum Monitoring und Auswerten nach individuellen Gesichtspunkten
Diese vielfältigen Aufgaben und Use-Cases stellen dementsprechend hohe Anforderungen, wobei es heutzutage unproblematisch ist, diese in einer Software umzusetzen.
Software darf nicht der Flaschenhals für die Effizienz der Anwender sein.
Leider gibt es sehr viel Software am Markt die diese Ansprüche nicht erfüllt. Dies ist schade und inneffizient für die Nutzer der Software. Aus unserer Beratungserfahrung können wir zumindest beruhigen, denn wenn der Prozess gut ist, die Nutzer umfangreich geschult und motiviert sind, dann kann auch die grausamste Software den Prüfmittelprozess nur behindern und nie unmöglich machen; wenn man jedoch eine gute Software mit einem wirksamen Prozess kombiniert, können sich die Mitarbeiter besser auf die eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren.
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